Episode 2

Organisez votre bureau en trois zones de fonction :
- Une pour le téléphone, le bloc-notes, le calendrier, l’ordinateur et l’imprimante et quelques fournitures de bureau, comme les stylos, ciseaux en état de fonctionnement. Tous ces éléments doivent être à portée de main pour minimiser les mouvements. Cela sera beaucoup plus confortable.
- Une pour les dossiers en cours.
- Une troisième pour les papiers divers.
Vous allez classer vos fichiers en deux catégories : actifs et inactifs.
- Les fichiers actifs (que vous utilisez au moins une fois par jour) seront accessibles sur votre espace de travail et classés dans des chemises à dossiers ou classeurs ou encore dans des bannettes. Utilisez des codes couleurs pour l’organisation de vos dossiers. N’oubliez pas de donner un titre à tous vos dossiers et classeurs.
- Les fichiers inactifs seront stockés dans des boîtes de rangement étiquetées ou dans des chemises suspendues à onglets dans des tiroirs ou sur des étagères.
Utilisez des boîtes de stockage pratiques adaptées à votre mode fonctionnement.
Rangez vos tiroirs par catégorie et fréquence d’utilisation. Profitez-en pour prévoir quelques fournitures de réserve.
Si vous travaillez avec d’autres personnes, vos collaborateurs doivent savoir où placer les documents en votre absence. Eléments qui devront être traités régulièrement.