Un mot pour résoudre son encombrement numérique : C.A.T.E.G.O.R.I.S.A.T.I.O.N !
C’est un peu comme gérer le rangement de son bureau : vous devez vous organiser afin de garder le contrôle sur votre environnement, laisser libre cours à votre créativité et limiter les pertes du temps liées à le recherche d'éléments.
Prenons l'exemple incontournable de la gestion des flux de sa boîte de réception où deux méthodes s’offrent à vous :
- Radicale, qui consiste à remettre les compteurs à zéro. Solution peu raisonnable et envisageable, surtout si cela concerne votre boite de réception professionnelle.
- Raisonnable, qui passe par l’étape courageuse de traiter chaque message.
La seconde méthode retenue... Vous allez planifier le traitement de votre boite mail engorgée. Les questions à se poser pour chaque mail seront :
- Doit-il être suivi d’une action ?
- Dans quel délai ?
- Est-il destiné à un ou des projets spécifiques
- Doit-il être éliminé ?
Simultanément, vous allez mettre en place un système de classement bien catégorisé, qui sera ajusté au fur et à mesure de votre progression. Un classement n'est jamais figé, il évolue selon vos besoins.
Lors de l'implantation du nouveau système de classification, veillez à partager celui-ci avec les personnes qui collaborent avec vous sur certains projets concernés.