"Avec le rangement, je respire", témoignage rédigé par Marc

Lorsque j'ai découvert les articles de Peggy sur LinkedIn, j'avoue que la lecture de ses articles me motivaient. 

 

Petite intro pour me situer.

Je suis secrétaire en EHPAD depuis janvier 2018. Jusqu'à septembre de la même année, j'étais tout seul pour exercer les tâches administratives, financières et diverses autres tâches de secrétariat (accueil de résidents, de familles, des fournisseurs…). J'ai été formé sur 3 semaines. Malgré tous mes années de secrétariat, je ne pensais pas qu'un tel poste serait aussi difficile. On est sans arrêt sollicité par le téléphone et je suis rattaché à d'autres personnes… Bref, la concentration doit être toujours maximale. Et lorsque je vais prendre un café dans la salle de pause, je peux aussi être sollicité par le personnel. 

Alors, un an se passe, on met les choses de côté, en se disant qu'on rangera plus tard, etc, etc. Sauf qu'il arrive un moment où on commence à saturer.

 

1) Le déclic est intervenu quand ?

Quand je me suis dit qu'il fallait trouver mon organisation. Que je me l'approprie. Que rapidement, je vois ce qui est très urgent, d'urgent, à moins urgent.

 

2) Comment ai-je fait pour procéder ?

J'y suis allé en plusieurs étapes. J'ai commencé tout d'abord par mettre en place 4 tiroirs de rangement (urgent et important, urgent et moins important, pas urgent et important, pas urgent et pas important). Par ailleurs, j'ai commencé à faire plus de to-do list. Mais cela n'a pas tant que cela fonctionné.

Un jour, j'ai mis, devant l'armoire de mon bureau, une photo d'un bureau vraiment bien rangé où l'on voyait le minimum autour d'un ordinateur. Je voulais me focaliser dessus. 

J'ai commencé tout doucement à ranger. Mais ce n'était pas encore suffisant ; je trouvais qu'il y avait trop de choses encore.

Et puis un jour, un article de rangercfacile m'a accroché. Je me disais "rien n'est impossible". Il doit bien avoir une solution pour avoir chaque matin, en démarrant la journée, un bureau clair.

J'ai pris un moment, sans me fixer un délai. J'ai commencé par regarder d'abord mon bureau en disant que ce sera la dernière fois que je le vois comme ceci.

J'ai d'abord commencé par trier (jeter d'un côté et de l'autre, j'ai fait une pile pour conserver les documents). Puis j'ai voulu garder près de mon écran, les objets ou images auxquelles j'étais attaché. 

Encore aujourd'hui, je viens de modifier légèrement la disposition de mon bureau. Et pour le moment, je m'y tiens. 

Les freins rencontrés : le fait de ne pas pouvoir déléguer, de rester disponible au niveau de l'accueil (physique et téléphonique), de répondre aux sollicitations de la direction, du personnel.

 

3) Qu'avez-vous ressenti à l'issue de cette démarche ?

Je m'en souviens comme si c'était hier. J'ai ressenti une grande paix et une grande joie. J'avais l'impression de me sentir "libre". C'est-à-dire, de ne plus être prisonnier d'un bureau où les documents étaient empilés, mélangés. 

J'étais tellement content que j'ai pris immédiatement une photo pour immortaliser mon objectif. Je me suis fait une joie de la partager par SMS à Peggy, que je remercie de nouveau.

Enfin, je dirai que l'issue de cette démarche a abouti sur une nouvelle étape. Toujours faire au mieux pour être organisé. Je m'aperçois que dans mon travail, il est difficile d'avoir une organisation fixe, statique. Non !! Cela bouge en permanence. Et c'est cela qui est bien !

 

Aujourd'hui, je suis toujours en recherche pour améliorer mon organisation. 

Je crois que là, les outils numériques sont une aide. Encore faut-il savoir les maîtriser. Mais on apprend tous les jours !

 

Marc

Après les mots, le résultat en image

Peggy DYEVRE 

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